商务电子邮件礼仪

商务电子邮件礼仪

商务电子邮件礼仪，现实生活中我们很多人都身处职场，很多人都会遇到各种各样的问题，其中部分人不太清楚商务电子邮件礼仪是什么，要是出错了会对公司和个人都造成很大的影响，那么下面就一起来看看商务电子邮件礼仪是什么吧！

　　商务电子邮件礼仪1

电子邮件礼仪

关于主题

主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1、一定不要空白标题，这是最失礼的；

2、标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题；

3、 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”，“有个问题”；

4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；

5、可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* ！”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；

6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

关于称呼与问候

1、 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x**”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

2、 Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards， 中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

邮件正文

1、 Email正文要简明扼要，行文通顺

Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

2、 注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训！

3、 Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4、 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

5、 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开； 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6、 合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7、 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8、 不要动不动使用 ：) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

Business Email 不是你的情书，所以：)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-：)

附件

1、 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2、 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3、 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4、 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5、 如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用；尽量使用通用格式，使的接收者不至于为了阅读你的邮件而专门安装特别的软件

6、 如果附件过大（不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送，

语言的选择和汉字编码

1、 只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2、 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3、 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的。英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4、 选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1、 签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。【绝大多数的电子邮箱都支持签名档的设置，你可以查询一下你的邮箱中签名档如何配置】

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2、 不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3、 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

回复技巧

1、 及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他 人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2、 进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的.阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3、 回复不得少于10个字

对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。

4、 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

5、要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体)

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了

如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行！

6、 主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

正确使用发送，抄送，密送

要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人)

1、 To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应；

2、 而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email；

3、 而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合；

4、TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象！

5、只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源；

6、转发邮件要突出信息；

在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

电子邮件礼仪2

您懂得，电子邮件应当认真撰写； 别忘了，一定不要使用空白标题。

电子邮件应当认真撰写，并且行文符合规范。标题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。一定不要使用空白标题，这是最失礼的，标题要简短，不宜冗长。

您懂得，恰当地称呼收件者；别忘了，要把性别先搞清楚。

电子邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应。恰当地称呼收件者，拿捏尺度。在多个收件人的情况下可以称呼“大家”。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“某经理”。如果不清楚职务，则应按通常的“某先生”、“某小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

您懂得，正文简明扼要；别忘了，注意论述语气。

电子邮件正文要简明扼要，行文通顺，最好不要让别人频繁拉滚动条才完成阅读。根据收件人与自己的熟悉程度、等级关系、对内对外性质等，选择恰当的论述语气，以免引起对方不适。为表示尊重，可以经常使用“请、谢谢”之类的词语。

您懂得，一封邮件交待完整信息；别忘了，避免拼写错误和错别字。

最好通过一封邮件把相关信息全部说清楚，说准确，尽量不要再发“补充”或者“更正”之类邮件，这会让人很反感。要提前做好邮件内容检查，避免拼写错误和错别字，这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。

您懂得，邮件附件数目不宜超过四个；别忘了，特殊格式文件说明打开方式。

如果邮件带有附件，应在正文中对收件人做必要提示。附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。如果附件是特殊格式，则应在正文中说明打开方式，以免影响使用。附件过大，应分割成几个小文件分别发送。

您懂得，收到电子邮件要及时回复；别忘了，出差时设定自动回复功能。

如果事情复杂，无法立即办理完毕，应及时回复说明“收到，目前正在处理”等。如果正在出差或休假，应该设定自动回复功能告知发件人，以免影响工作。

　　商务电子邮件礼仪2

商界人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守的礼仪规范主要包括以下四个方面。

第一，电子邮件应当认真撰写。向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己的。在撰写电子邮件时，下更三点尤其必须注意。

一是主题要明确。一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。

二是语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。

三是内容要简洁。网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。

第二，电子邮件应当避免滥用。在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。所以有人才会说：“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。”

有鉴于此，若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件。尤其是不要以之与他人谈天说地，或是只为了检验一下自己的电子邮件能否成功地发出，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。

目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事。

不过一般而言，收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的。

第三，电子邮件应当注意编码。编码的问题是，是每一位电子邮件的使用者均应予以注意的大事。由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国的内地、台湾省、港澳地区，以及世界上其他国家里的华人，目前使用着互不相同的中文编码系统。因此，当一位商界人士使用中国内地的编码系统向生活在除中国内地之外的其他一切国家和地区里的中国人发出电子邮件时，由于双方所采用的中文编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的天书。

因此，商界人士在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件。

第四，电子邮件应当慎选功能。现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。

这主要是因为，一方面，对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。另外一方面，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。这样一来，他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷，因而使之前功尽弃。